Personvern i Roret-appen for ansatte
Appen viser lønn, timer, fravær, utlegg og reiser fra arbeidsgiveren din, og sender det du fører, tilbake dit. Her står hvilke opplysninger det gjelder, hvor de går, og hvem du kan spørre.
Hvem som er ansvarlig
Roret AS (org.nr. 836 684 052) lager appen. Arbeidsgiveren din bestemmer hvilke opplysninger om deg som ansatt som behandles, og er behandlingsansvarlig for dem. Når arbeidsgiveren bruker Roret som tjeneste, lagrer og behandler Roret AS opplysningene på vegne av arbeidsgiveren, som databehandler. Bruker arbeidsgiveren sin egen Odoo med Roret for Odoo, ligger opplysningene hos arbeidsgiveren.
Spørsmål om opplysningene om deg, for eksempel lønn eller fravær, går til arbeidsgiveren din. Spørsmål om appen kan du sende til oss, se «Kontakt».
Hva appen behandler
- Innlogging: e-postadressen og passordet til jobbkontoen. Passordet lagres ikke i appen. Appen får i stedet en nøkkel som ligger i telefonens nøkkelring (iOS) eller Android Keystore. Den utløper etter 90 dager og fornyes når du bruker appen. Når du logger ut, ber appen arbeidsgiverens server slette den. Nøkkelen får telefonens navn eller modell, så du kjenner den igjen hos arbeidsgiveren.
- Profil: navn, e-post, telefonnummer, adresse og pårørende, slik arbeidsgiveren har dem. Du kan endre noen av dem i appen.
- Lønn: lønnsslippene dine. Appen viser dem og sender ingenting om lønnen tilbake.
- Timer, utlegg og reiser: det du fører, med beskrivelser, beløp, bilder av kvitteringer og stedene en reise gikk mellom.
- Fravær: søknader og registreringer, også egenmelding og sykmelding. At du er syk, er en helseopplysning. Appen sender ikke diagnose eller årsak.
- Godkjenning: er du leder, ser du det andre har sendt deg til godkjenning, og begrunnelsen du skriver når du avviser.
Kamera, bilder og posisjon
- Kamera og bilder brukes bare når du skanner eller velger en kvittering. Teksten på kvitteringen leses på telefonen, og bare bildet og beløpene du sender, går til arbeidsgiveren.
- Posisjon brukes bare når du ber iPhone-appen foreslå hvor en reise starter. Det er adressen som sendes til arbeidsgiveren, ikke koordinatene. Android-appen bruker ikke posisjon.
- Steder og ruter på reiser slås opp i kartjenesten til telefonen: Apple Kart på iPhone og Googles stedsoppslag på Android. Det du skriver i et stedsfelt, og posisjonen når du ber om et forslag, går dit for å finne adressen og ruten.
- Face ID, Touch ID og fingeravtrykk brukes til å låse opp appen. Telefonen gjør sjekken, og appen får bare vite om den lyktes.
Hvor opplysningene går
Opplysningene om deg går bare til arbeidsgiverens Roret-løsning, kryptert over HTTPS. Unntakene er pushvarslene, kartoppslagene over og bibliotekene fra Google på Android, som står under. Appen har ingen reklame, ingen sporing og ingen markedsføringsverktøy, og opplysninger selges eller deles aldri.
Pushvarsler sendes fra arbeidsgiverens Roret-løsning gjennom Roret AS’ server til Apple Push Notification service (iPhone) eller Google Firebase Cloud Messaging (Android), som leverer dem til telefonen. Varslet sier hva som har skjedd, for eksempel «Utlegget ditt er godkjent», men aldri beløp, navn eller begrunnelse. Roret AS’ server lagrer verken teksten eller telefonens push-token, bare en kontrollsum av tokenet, som slettes etter 180 dager uten varsler. Du slår varslene av og på i appen, under Profil.
På Android bruker appen to biblioteker fra Google: Firebase Cloud Messaging for pushvarslene og ML Kit for å skanne kvitteringer. De sender tekniske opplysninger til Google, som en installasjons-ID, app- og telefonmodell og ytelsesmålinger som Google bruker til feilsøking og statistikk over bibliotekene. Bildet og teksten på kvitteringen sendes ikke til Google.
Hva som ligger på telefonen
Appen holder en kopi av det siste den har hentet, så den virker uten nett. Kopien er kryptert og slettes når du logger ut. Utlegg som ikke er sendt ennå, blir liggende kryptert på telefonen og sendes når du logger inn igjen. Logger en annen inn på telefonen, slettes de. På Android tas det ingen sikkerhetskopi av appens data, og sletter du appen, forsvinner alt den har lagret. På iPhone blir innloggingen (e-postadressen, arbeidsgiverens serveradresse og nøkkelen) liggende i telefonens nøkkelring også når appen slettes, og nøkkelen virker til den utløper. Resten forsvinner med appen.
Logg ut før du sletter appen eller gir fra deg telefonen, mens telefonen har nett. Da slettes nøkkelen hos arbeidsgiveren med en gang. Ellers virker den til den utløper. Arbeidsgiveren kan trekke den tilbake. Det kan du også gjøre selv, under Kontosikkerhet i Roret i nettleseren, hvis du har tilgang der.
Hvor lenge opplysningene lagres
Hos arbeidsgiveren lagres opplysningene så lenge arbeidsgiveren har behov for dem eller plikt til å ta vare på dem, for eksempel etter bokføringsloven. Det er arbeidsgiveren som bestemmer dette.
Rettighetene dine og sletting
Du har rett til innsyn i opplysningene om deg, og til å få feil rettet. I noen tilfeller kan du kreve at opplysninger slettes eller at behandlingen begrenses. Du kan også klage til Datatilsynet.
Slik ber du om sletting:
- Kontoen og opplysningene hører til arbeidsgiveren din, så be arbeidsgiveren (lønn eller HR). Vi hjelper arbeidsgiveren med å svare.
- Vet du ikke hvem du skal spørre, kan du skrive til oss, se «Kontakt». Skriv navnet ditt og hvem du jobber for, så sender vi saken videre til arbeidsgiveren.
- Logg ut i appen mens telefonen har nett. Da slettes innloggingen og kopien på telefonen, men ikke utlegg som ikke er sendt ennå (se over). Sletter du appen uten å logge ut, blir innloggingen liggende i nøkkelringen på iPhone, og nøkkelen virker til den utløper.
Opplysninger arbeidsgiveren har plikt til å ta vare på, for eksempel lønn, bilag og reiseregninger etter bokføringsloven, slettes først når plikten er over. Resten kan slettes når du ber om det.
Kontakt
Roret AS, org.nr. 836 684 052
E-post: erik@roret.no
Endringer
Endrer vi hva appen behandler, oppdaterer vi denne siden og datoen øverst.