Slik fører du utlegg og reiseregning

Utlegg og reiseregninger ligger i Odoos app Utgifter. Den ansatte fører dem, lederen godkjenner, og regnskapsføreren bokfører. Reiseregningen regner kjøregodtgjørelse og diett etter Skatteetatens satser, med trekkfri og trekkpliktig del.

Før du starter

• Roller: den ansatte trenger bare vanlig tilgang. Lederen må være satt som godkjenner (feltet Leder på utlegget). Regnskapsføreren bokfører.
• Reiseregning: modulen Roret for Odoo: Reiseregning er installert (Slik installerer du Roret for Odoo, steg 3).
• Refusjon: godkjente utlegg den ansatte har betalt, refunderes med en betaling fra banken. Refusjon på lønnsslippen og overføring av reiser til lønnen er ikke med i Roret for Odoo ennå.

Den ansatte: fører et utlegg

1. Åpne Utgifter. Utleggene mine viser utleggene dine og hvor de står.

   

2. Trykk Ny. Fyll ut Beskrivelse, Kategori og Totalt. Kategorien sier om det er MVA-fradrag. Betalt av står på «Den ansatte (refunderes)».

   

3. Trykk Legg ved kvittering og velg bildet eller PDF-en av kvitteringen. Kvitteringen vises til høyre.

4. Er det servering eller representasjon, fyller du ut Formål og Deltakere (én per linje, med navn og virksomhet).

   

5. Trykk Send inn. Utlegget står som Sendt inn, og lederen får en oppgave om å godkjenne det.

   

Den ansatte: fører en reiseregning

1. I Utgifter, gå til Reiseregninger og trykk Ny. Ansatt er fylt ut med deg.

   

   

2. Fyll ut Formål, Fra og Til (dato og klokkeslett), Fra sted, Til sted og Overnatting. Referanse fylles ut når du lagrer, med stedene, for eksempel «Reise Oslo–Drammen».

3. Kjørte du egen bil: velg Kjøretøy «Egen bil» og fyll ut Km totalt.

4. Kryss av for måltider som ble dekket, under Dekkede måltider per døgn.

5. Trykk Beregn godtgjørelser. Fanen Godtgjørelser viser hver sats med utbetaling, trekkfri og trekkpliktig del.

   Når godtgjørelsene er beregnet, er Lever hovedknappen.

   

6. Trykk Lever. Reiseregningen står som Levert. Du ser bare Sett til utkast. Godkjenningen gjør lederen din.

   

Lederen: godkjenne

1. I Utgifter, velg Utleggene mine → Utgifter å behandle i toppmenyen. Lista viser utleggene som er sendt inn.

   

2. Åpne utlegget, se kvitteringen, og trykk Godkjenn (eller Avvis).

   

3. Reiseregninger godkjenner du på samme måte under Reiseregninger: åpne den og trykk Godkjenn. Den står da som Godkjent.

Regnskapsføreren: bokføre og refundere

1. Åpne det godkjente utlegget og trykk Bokfør. Velg journal og bokføringsdato, og trykk Bokfør utlegg.

   

2. Odoo viser bilaget, med kontoen fra kategorien og formålet og deltakerne i teksten. Har den ansatte betalt, registrerer du refusjonen med Betal.

   

3. Reiseregninger går ikke videre til lønnen i Roret for Odoo ennå. En godkjent reiseregning viser det trekkfrie og det trekkpliktige i fanen Godtgjørelser. Lønnsansvarlig fører det i lønnssystemet dere bruker.

Vanlige feil og hva de betyr

Hvem gjør hva