Slik gir du skattekontoret melding om at regnskapet ligger i Sverige

Roret lagrer regnskapet ditt hos Amazon Web Services i Stockholm. Det er lov, men selskapet må gi skattekontoret skriftlig melding om hva som oppbevares, hvor det oppbevares, og hvordan kontrollmyndighetene får tilgang til det (bokføringsforskriften § 7-5). Det er selskapet som har bokføringsplikten, så det er dere som sender meldingen. Her er teksten, med det som gjelder Roret skrevet inn. Dere fyller inn feltene om selskapet.

Før du starter

• Hvem: daglig leder, eller en annen som kan skrive til Skatteetaten på vegne av selskapet (se «Får du ikke skrive for selskapet» under).
• Når: forskriften har ingen egen frist. Send meldingen før eller når dere begynner å føre regnskapet i Roret.
• Dette trenger du: selskapets navn og organisasjonsnummer, datoen regnskapet føres i Roret fra, det første regnskapsåret som ligger i Roret, adressen til Roret (for eksempel dinbedrift.roret.no) og en kontaktperson.

Stegene

1. Fyll inn teksten

Kopier teksten under «Teksten til meldingen» og fyll inn feltene i [hakeparentes]. Punktet om bankfilene tar du bare med hvis dere har bankintegrasjonen i Roret.

2. Send meldingen

1. Gå til skatteetaten.no/kontakt/skriv.
2. Under «Hva vil du skrive til oss om?» velger du Annet og trykker Neste.
3. Trykk Skriv til oss under «Logg inn:», og logg inn.
4. Velg selskapet du skriver for. Bruk emnet fra teksten, lim inn resten og send.

Kan du ikke logge inn, kan du sende meldingen som brev, signert av daglig leder, til Skatteetaten, Postboks 9200 Grønland, 0134 Oslo.

3. Ta vare på kvitteringen

Lagre en kopi av meldingen og kvitteringen sammen med regnskapet, for eksempel som PDF.

Teksten til meldingen

Emne: Melding om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i Sverige (bokføringsforskriften § 7-5)

Til skattekontoret

[Selskapets navn], org.nr. [organisasjonsnummer], gir med dette skriftlig melding etter bokføringsforskriften § 7-5 første ledd. Fra [dato] oppbevarer vi elektronisk regnskapsmateriale i Sverige, i regnskapssystemet Roret.

1. Hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet

Alt elektronisk regnskapsmateriale vi fører i Roret, fra og med regnskapsåret [år]:

• posteringene, med hovedbok, kunde- og leverandørspesifikasjoner og kontrollspor
• fakturaer, bilag og vedlegg, også EHF-filene
• lønn, a-meldinger og MVA-meldinger, med kvitteringene
• årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering vi lager i Roret
• [hvis dere har bankintegrasjonen:] kopier av bankfilene, det vil si kontoutskrifter, betalingsfiler og bankens svar på dem
• sikkerhetskopier av alt dette

Regnskapsmateriale på papir oppbevarer vi i Norge.

2. Hvor regnskapsmaterialet oppbevares

Roret leveres av Roret AS, org.nr. 836 684 052, Røyslandsvegen 40, 4387 Bjerkreim. Roret AS drifter systemet hos Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, i AWS-regionen eu-north-1 i Stockholm, Sverige. Databasen, filene, tjenesten som kobler Roret til Altinn og banken, og arkivet over bankfiler ligger i denne regionen. Sikkerhetskopiene er krypterte og ligger atskilt fra databasen, i samme region.

3. Hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid får tilgang

• Så lenge materialet ligger i Roret, er det tilgjengelig i lesbar form og kan skrives ut på papir fra en PC i Norge. Vi logger inn i nettleseren på [adressen, for eksempel dinbedrift.roret.no] og kan vise, skrive ut og eksportere bilag, rapporter og vedlegg med en gang, også under en kontroll hos oss.
• Vi lager selv SAF-T-fila for en periode skattekontoret ber om, med en gang.
• Ved en kontroll kan kontrollmyndighetene få egen lesetilgang i Roret. Roret AS oppretter brukeren når vi ber om det, normalt innen én virkedag.
• Pålegger skattekontoret oss å oppbevare materialet i Norge, leverer Roret AS en eksport av databasen og filene, som vi oppbevarer her.
• Kontaktperson hos oss: [navn, telefon og e-post]. Roret AS nås på support@roret.no.

4. Hvis avtalen med Roret AS opphører

Vi får da en eksportpakke med SAF-T for hvert regnskapsår, alle bilag og vedlegg, de utgående fakturaene som PDF, EHF-filene og en full kopi av databasen og filene. Vi oppbevarer pakken selv resten av oppbevaringstiden. Endres stedet regnskapsmaterialet oppbevares, gir vi ny melding.

Med vennlig hilsen

[Navn], [rolle]

[Selskapets navn]

Får du ikke skrive for selskapet

For å skrive på vegne av et selskap trenger du en rolle eller en tilgangspakke i Altinn som Skatteetaten godtar, for eksempel tilgangspakken «Skatt næring» eller «Regnskap økonomi rapport». Hele lista står på samme side hos Skatteetaten, under «Tilgang til skjema for virksomheter». Mangler du tilgangen, kan den som styrer tilgangene i Altinn hos dere gi deg den. Ellers sender du meldingen som brev.

Når noe endres

• Roret endrer hvor dataene lagres: vi varsler dere minst 30 dager før. Send en ny melding med det nye stedet.
• Dere slutter med Roret: dere får eksportpakken og oppbevarer den selv. Gi skattekontoret melding om hvor den oppbevares hvis det er utenfor Norge. Se Slik virker prøvetiden og oppsigelsen.

Hvem gjør hva

Trenger du hjelp med feltene, ta kontakt.