Slik finner du dokumentene dine
Kommer: appen Dokumenter for brukerne hos dere. Artikkelen viser hvordan dokumentarkivet virker når den er på plass.
Selskapets dokumenter ligger i Roret, i appen Dokumenter, og ikke i SharePoint eller i mapper på maskinen din. Hvert selskap har sin egen mappe med de samme undermappene. Det som signeres i Roret, havner der av seg selv, koblet til det dokumentet gjelder.
Før du starter
- Hvem: alle ansatte kan lese dokumentene. For å legge til og endre trenger du rollen Dokumenter: Bruker. Roret gir den når administratoren hos dere ber om det (Slik får kollegaer og regnskapsføreren tilgang).
- Noen mapper er bare for noen. En mappe med dokumenter fra styret eller fra salg ser bare de som kan se styremøtene eller salgsordrene i Roret, og de med rollen Dokumenter: Leder. Tabellen under viser hvem som ser hva.
Stegene
1. Åpne Dokumenter
Åpne Dokumenter på startsiden og velg Mapper. Du ser mappen med selskapets navn. Har dere flere selskaper, har hvert selskap sin egen mappe.
2. Finn riktig mappe
| Mappe | Hva som ligger der | Hvem ser den |
|---|---|---|
| Innboks | Det som ikke er sortert ennå. Assistent legger dokumenter her når du ikke sier hvor de skal. | Alle ansatte |
| Selskap → Vedtekter | Vedtektene og stiftelsesdokumentene. | Alle ansatte |
| Selskap → Protokoller | Signerte protokoller fra styremøter og generalforsamlinger. Kommer av seg selv. | Styret og Dokumenter: Leder |
| IP og avtaler | Avtaler som er signert i Roret. Kommer av seg selv. | Alle ansatte |
| Kunder | Tilbud kundene har signert i kundeportalen, med én mappe per kunde. Kommer av seg selv. | De som ser alle salgsordrene, og Dokumenter: Leder |
| Partnere | Avtaler og dokumenter fra leverandører og samarbeidspartnere. | Alle ansatte |
| Regnskap og skatt → Årsregnskap | Årsregnskapet styret har signert. Kommer av seg selv. | Styret og Dokumenter: Leder |
| HR | Arbeidsavtaler og personaldokumenter. | Dokumenter: Leder |
| Fra Odoo Sign | Dokumenter som er signert i Odoo Sign. Kommer av seg selv, bare hvis dere har brukt Odoo Sign. | Dokumenter: Leder |
| Fra Odoo Documents | Filene fra Documents i Odoo som ikke hørte til en kunde, en faktura eller en annen post, med mappene fra Documents. Kommer når selskapet flyttes til Roret, bare hvis dere har brukt Documents. | Dokumenter: Leder |
Dokumentene fra Odoo Sign var bare synlige for den som sendte dem og for dem som fulgte dem. Mappene i Documents hadde egne regler for hvem som så dem, og reglene følger ikke med. Derfor havner begge i egne mapper som bare Dokumenter: Leder ser, og som de flytter videre til riktig mappe.
3. Søk etter en fil
Velg Filer for å se alle filene og søk på navnet. Filteret Koblet til en post viser filene som er lagt i mappene av seg selv, fra signeringen og fra kundeportalen.
4. Gå til det dokumentet gjelder
En fil som er lagt i mappen av seg selv, har knappen Kilde øverst. Den åpner det dokumentet gjelder: styremøtet, salgsordren eller signeringen.
5. Spør Assistent
Assistent finner, leser og legger dokumenter i mappene for deg. Du kan for eksempel spørre:
- «Finn den signerte avtalen med Acme.»
- «Hva står det om oppsigelse i arbeidsavtalen til Kari?»
- «Legg vedlegget på denne e-posten i IP og avtaler.»
Assistent ser de samme dokumentene som du har tilgang til, og ingen andre.
Hvis dere vil ha mappene annerledes
Mappene kan døpes om, flyttes og suppleres. Det som kommer av seg selv, følger med til den nye plasseringen.
For å få de signerte dokumentene et annet sted åpner en med rollen Dokumenter: Leder mappen og velger Arkivtype under Automatisk arkivering. Hver arkivtype kan stå på én mappe i hvert selskap. Har ingen mappe arkivtypen, havner dokumentene i Innboks. Protokoller, årsregnskap, signerte tilbud og dokumenter fra Odoo Sign havner aldri i Innboks, som alle kan lese: da lager Roret en egen mappe for dem som bare de samme ser.
Hvem som ser en mappe, står under Tilgang i mappen. Flytter du en arkivtype til en mappe alle kan lese, kan alle lese det som kommer dit.
Vanlige feil og hva de betyr
| Det du ser | Hva det betyr og hva du gjør |
|---|---|
| «Arkivtypen «Signerte dokumenter» står alt på en annen mappe i dette selskapet. Fjern den der først.» | Ta arkivtypen bort fra den andre mappen, lagre, og velg den her. |
| «A file with the same name already exists in this directory.» | Det ligger en fil med samme navn i mappen fra før. Gi fila et annet navn. |
| Du finner ikke HR-mappen, Protokoller eller Kunder | Mappen er bare for noen. Se tabellen over, og spør administratoren hos dere. |
| Du kan ikke laste opp eller endre noe | Du mangler rollen Dokumenter: Bruker. Be administratoren hos dere be oss om den. |
| Et signert dokument ligger i Innboks | Ingen mappe har arkivtypen for det. Flytt fila, og sett arkivtypen på mappen den hører i (se over). |
Hvem gjør hva
| Hva | Hvem |
|---|---|
| Lese dokumentene | Alle ansatte |
| Legge til, flytte og endre | Ansatte med rollen Dokumenter: Bruker, i mappene alle ansatte ser |
| Legge til i mappene som bare noen ser | Dokumenter: Leder |
| Slette, HR-mappen, Fra Odoo Sign, Fra Odoo Documents og arkivtypene | Dokumenter: Leder |
| Lese protokollene og årsregnskapet | Styret |
| Lese de signerte tilbudene under Kunder | De som ser alle salgsordrene |
| Legge signerte dokumenter i mappene | Roret, av seg selv |
| Gi ansatte roller | Roret, når administratoren hos dere ber om det |