Slik kjører du lønn og sender a-meldingen

En lønnskjøring er lønnen for én måned: én lønnsslipp per ansatt, a-meldingen til Skatteetaten og utbetalingen. Lønnen bokføres når kjøringen avsluttes.

Lønn er ikke med i Roret for Odoo ennå. Appen står ikke i Apper, og dere kan ikke ta den i bruk nå. Artikkelen viser hvordan lønnen virker, prøvd i testmiljøet. Til den er med, kjører dere lønnen i lønnssystemet dere bruker i dag.

Før du starter

• Hvem: lønnsansvarlig. Den som kjører lønnen, trenger rollen Lønn / Leder, og i tillegg Regnskap / Fakturering og Kontakt / Opprettelse. Rollene settes av en administrator under Innstillinger → Brukere.
• Roret for Odoo: Lønn er installert (den er ikke med ennå, se over), og oppsettet er gjort med godkjenning i Altinn (Slik setter du opp Roret første gang).

Første gang: lønnsdelen av oppsettet

Gå til Roret → Oppsett og rull ned til Lønn. Hvert punkt har et merke som sier om det er klart.

1. Virksomheten: trykk Legg til linje og fyll ut navnet, organisasjonsnummeret til underenheten i Enhetsregisteret (ikke selskapets) og AGA-sonen. Lagre. Har selskapet én virksomhet, får nye ansatte den av seg selv.
2. A-melding og skattekort blir Godkjent med godkjenningen i Altinn.
3. Tjenestepensjon (OTP): fyll ut pensjonsleverandøren og orgnr. til leverandøren. Uten den blir OTP 0 kr på lønnsslippen.

Når de ansatte er lagt inn, sier Bankkonto for utbetaling fra om noen mangler kontonummer eller land på kontakten. Lønnsfila kan ikke lages uten. Vis dem viser hvem det gjelder.

Første gang: Innstillinger → Roret → Lønn

Resten av innstillingene for lønn står under Innstillinger → Roret → Lønn. Lenken Alle innstillingene for lønn øverst i lønnsdelen av oppsettet går dit. Se over dem og trykk Lagre.

• A-meldingen: standard AGA-sone og AGA beregningskode, som nye virksomheter og ansatte får. Virksomhetene åpner lista over virksomhetene.
• Tjenestepensjon (OTP): den samme pensjonsleverandøren som i oppsettet.
• Lønnsfil: Bankjournal er bankkontoen lønnen betales fra, og Skyldig lønn kontoen den føres mot. Står bankjournalen tom, brukes den første bankjournalen.
• Betalingsbilag til Skatteetaten: kontoene for forskuddstrekket og arbeidsgiveravgiften.
• A-melding og skattekort i Altinn: status for godkjenningen i Altinn.
• Refusjon av utlegg (når Reiseregning er installert): se Slik fører du utlegg og reiseregning.

Ikke vist i testmiljøet: godkjenningen i Altinn. «Godkjent» og «aktivert» i bildene over er lagt inn i testmiljøet uten Altinn.

Første gang: hver ansatt

Gå til Ansatte og åpne den ansatte.

1. Lønnsavregning: fyll ut kontraktens startdato (feltet Kontrakt), Lønn, Lønnsstruktur (for eksempel «Månedlig lønn»), Virksomhet og Yrkeskode. Lagre.

   Mangler det noe som stopper lønnsfila, står det i et gult felt øverst i fanen, for eksempel: «Lønnsfila kan ikke lages før dette er på plass: – Kontakten Ola Eksempel mangler land. Det settes under Kontakter, av en bruker med rollen Kontakt / Opprettelse. – Kontonummeret mangler. Det legges inn under Personal → Bankkonti, av en bruker med rollen Kontakt / Opprettelse.»

   

2. Personal: fyll ut Fødselsnummer og Bankkonti (kontoen lønnen betales til).

3. Kontakter: sett land på den ansattes kontakt hvis det mangler.

4. Skattekort: hent skattekortet fra Skatteetaten. Velg de ansatte i lista under Ansatte, trykk Handlinger → Hent skattekort fra Skatteetaten.

   

   Kan skattekortet ikke hentes, velger du skattetrekket fra skattekortet i fanen Skattekort (for eksempel Prosenttrekk og prosenten).

   

Ikke vist i testmiljøet: hentingen av skattekort fra Skatteetaten er ikke kjørt her. Skattekortet i eksempelet er valgt for hånd.

Stegene hver måned: Lønn → Kjør lønn

Åpne Lønn på startsiden. Appen åpner Kjør lønn på måneden som skal kjøres. Siden går gjennom lønnen i fire steg.

1. Periode og hvem

Overskriften sier hvilken måned lønnen gjelder, når den utbetales og hvilken a-melding den rapporteres i. Under står det som er nytt siden forrige lønn (nye ansatte, de som slutter, fravær, overtid, utlegg, reiser, nye skattekort, ny fastlønn og rettinger fra forrige måned) og alle som får lønn. Trykk Beregn og kontroller.

2. Kontroll

Summene, avvikene fra forrige måned og det som er sjekket før godkjenning. Står det noe med rødt, rettes det før du går videre. Trykk Gå til godkjenning.

3. Godkjenn

Siden sier hva som skjer når du godkjenner. Trykk Godkjenn lønnen for oktober:

1. Lønnsslippene låses og bokføres.
2. Lønnsfila lages. Har dere bankbroen, går den til banken, og du godkjenner utbetalingen i nettbanken med BankID. Ellers laster du ned fila i steg 4 og laster den opp i nettbanken.
3. A-meldingen sendes Skatteetaten. Kvitteringen hentes av seg selv.
4. De ansatte får lønnsslippen i Roret-appen på utbetalingsdagen kl. 06:00.

Feiler ett av stegene, stopper de neste, og status viser hvorfor. Rett det, og trykk Prøv igjen. Ingenting sendes to ganger. Lønnen godkjennes alltid av et menneske: Assistent kan forklare den, men ikke godkjenne den.

4. Status

Tidslinjen viser hva som er gjort og hva som venter: bokført, lønnsfila i nettbanken med fristen (bankdagen før utbetalingen), a-meldingen med antall avvik, betalingsbilagene for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift med KID og forfall, slippene i appen, og utbetalt. Lønnen er utbetalt når banken har bokført betalingen og banklinjen er avstemt. Det er ingen knapp for det.

Trenger du å rette noe?

• Rett en lønnsslipp: lag en ekstra kjøring nå (i måneden lønnen ble utbetalt), eller legg rettingen i neste lønn. A-meldingen erstattes av seg selv.
• Trekk tilbake før utbetaling: mulig til betalingen er godkjent i nettbanken. Bilagene reverseres, og a-meldingen erstattes. Slett lønnsfila i nettbanken først hvis den er lastet opp.

Kjøringsskjemaet finnes fortsatt under Åpne kjøringen («avansert modus»).

Ikke vist i testmiljøet: innsendingen av a-meldingen og tilbakemeldingen, og sendingen til banken.

Vanlige feil og hva de betyr

Hvem gjør hva